Time management productiv la birou - 6 metode eficiente

Time management productiv la birou - 6 metode eficiente

Ideea de time management a devenit una din problemele cu care ne confruntăm zilnic, timpul este cea mai importantă resursă de care dispunem, dar avem doar 24 de ore la dispoziție și o mulțime de task-uri de rezolvat, atât în plan profesional, cât și în viața personală. Apar mereu alte provocări, iar în noul context, work-from-home, s-au schimbat multe obiceiuri și au apărut noi elemente de distragere a atenției. Diferența dintre cei pentru care 24 de ore nu ajung niciodată și cei care reușesc să-și îndeplinească task-urile propuse este un time management eficient.

Ce este time managementul?

Managementul timpului se referă la un set de obiceiuri, aptitudini, sisteme și principii, folosite pentru a gestiona timpul petrecut pentru îndeplinirea unor activități specifice, cu scopul de a spori eficiența și productivitatea muncii. Pe scurt, acest time management este arta de a nu „pierde timpul” și se referă la modul în care te organizezi și îți gestionezi timpul și presupune control și organizare.

De fapt, indiferent că ești angajat, freelancer sau antreprenor, time management înseamnă productivitate și eficiență, iar acestea două fac diferența în ceea ce privește: păstrarea sau schimbarea joburilor, avansarea în carieră, satisfacerea clienților, construirea unei afaceri de succes sau eșuarea lamentabilă.

Experiența în administrarea timpului a demonstrat că nu există rețete de gestionare a timpului universal valabile. Ceea ce funcționează pentru o echipă, companie, afacere sau persoană, nu funcționează și pentru alta pentru că suntem diferiți, gândim și avem feluri diferite de a vedea și de a face lucrurile.

Metode eficiente de gestiune a timpului la birou

Un sistem de gestionare a timpului este o combinație proiectată de procese, instrumente, tehnici și metode, iar gestionarea timpului este o necesitate în orice moment de dezvoltare a proiectului, deoarece determină timpul și domeniul de realizare al acestuia. Trebuie să gestionăm timpul în mod eficient pentru ca cele 24 de ore să ne fie suficiente pentru a ne deplasa înspre obiectivele noastre și a le îndeplini. „Nu mai poți recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poți doar să îl folosești mai bine în viitor.” - Ashley Ormon.

  1. Stabilește un timp-limită pentru fiecare activitate planificată 

Când plănuiești să termini la timp, vei termina fie la timp, fie mai târziu, cel mai adesea vei termina mai târziu. De aceea, dacă planifici să termini mai devreme, ai mai multe șanse să termini la timp. În felul acesta vei evita să tragi de timp și să îți decalezi activitățile intrând mereu în timpul rezervat pentru altceva.

E de ajutor și cronometrarea: folosește orice cronometru (de la telefonul mobil sau diverse aplicații pentru a îți aminti când expiră timpul alocat pentru fiecare sarcină, dar și pentru a ține o evidență a timpului de care ai nevoie pentru fiecare tip de activitate pe care o faci. 

Și pentru că time is money, foarte importantă este și punctualitatea. A fi punctual înseamnă să ajungi la timp la întâlniri, meeting-uri..., ideal chiar cu 5 sau 10 minute mai devreme de ora stabilită. A nu fi punctual te poate costa scump. În primul rând îți pierzi credibilitatea și respectul celorlalți, iar în al doilea rând îți vei perturba și ție și celorlalți agenda programată. 

  1. Folosește un calendar și un organizator 
  • Calendarul este esențial pentru time management. Dacă la birou utilizezi outlook sau lotus, calendarul este încorporat în e-mail. Dacă nu, poți folosi Google Calendar, care poate fi sincronizat cu telefonul mobil sau alt gadget pe care îl folosești și în felul acesta ai calendarul la îndemână oriunde te afli.
  • Organizatorul te ajută să îți poți sistematiza informațiile, „to do” listele, proiectele și orice altceva. Fii atent la termenele de predare și scadențe. Ai grijă să notezi și să subliniezi în calendar și în organizator termenul până la care trebuie să finalizezi fiecare activitate. Planifică și un “ timp de rezervă” între activități, cca 5-10 minute, ca un tampon de pregătire înaintea următoarei activități sau pentru un moment de refacere fizică.
  1. Folosește tehnica Pomodoro ca metodă de gestionare a timpului

Dezvoltată de Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 1980, tehnica Pomodoro, ca metodă de time management, se bazează pe principiul că atunci când lucrăm mult, pauzele scurte și dese pot îmbunătăți capacitățile mentale, presupunând spargerea intervalului de lucru pentru rezolvarea unei sarcini în perioade de câte 25 de minute, urmate de pauze scurte. Pe scurt, acest time management se poate realiza în câțiva pași:

  • Se alege o sarcină, un task, pe care vrei să-l rezolvi. Va fi unul singur.
  • Setează un timer să sune după 25 de minute, poţi folosi și telefonul mobil.
  • Timp de 25 de minute, lucrează la lucrarea ta, taskul tău, fără să faci nimic altceva. Atenție, fără Facebook, chat cu prietenii sau discuţii la telefon. Nu te lăsa întrerupt. Dacă îţi aminteşti că ai ceva important de făcut şi nu vrei să uiţi, notează pe o foaie de hârtie, dar păstrează-ţi focusul pe task.
  • Când sună alarma, ia o pauză de 5 minute în care să te relaxezi. Poți să citeşti un articol scurt, să bei ceva bun sau doar să te întinzi. Important e să te deconectezi de la lucru.
  • După patru „secvenţe” de muncă, de 25 + 5 minute fiecare, ia o pauză mai mare de 20-30 de minute.

Planificarea se face mereu la începutul zilei, poate pregătești agenda chiar cu o seară înainte, decizând asupra activităților ce trebuiesc rezolvate. Urmărirea și înregistrarea se face pe parcursul zilei, notând lucrurile care au mers bine și care nu au mers bine, scopul acestei etape fiind de a-ți îmbunătăți performanțele și eficiența. Urmează procesarea „înregistărilor” din etapa precedentă și transformarea lor în informație și apoi vizualizarea adică analizarea la sfârșitul fiecărei zile a ceea ce ai făcut bine sau rău în acea zi, pentru a evita în zilele următoare să mai repeți greșeala.

Dacă estimarea unei activități este mai mare de 6 „pomodoros” înseamnă că activitatea este prea complexă și ea trebuie împărțită în mai multe activități.

  1. Principul Pareto, soluția ideală pentru time management

Principiul Pareto, cunoscut de asemenea și ca regula 80/20 sau „legea celor puțini dar critici”, prevede că, pentru multe evenimente, aproximativ 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze. Cel mai important lucru de reținut în principiul Pareto este că există de obicei un dezechilibru destul de semnificativ între efort și rezultate, și de cele mai multe ori, este mai bine să lucrezi mai inteligent decât să lucrezi mai mult. Când îți distribui cu atenție timpul și energia pe baza acestei reguli, poți fi mai productiv în afacere

Astfel, încearcă să analizezi cum petreci timpul în fiecare oră de lucru și vei avea ocazia de a privi calendarul și de a fi complet sincer cu privire la ceea ce faci tot timpul. După ce îți restrângi din sarcinile zilnice, vezi dacă le poți grupa în funcție de tipul de activitate. Lucrează la o anumită activitate și începe să măsori rezultatele. Trebuie să înțelegi care sunt cele mai profitabile activități pentru tine și să limitezi timpul pierdut pe activități neprofitabile. Dacă ai constatat că într-adevăr 80% din rezultate provin dintr-un efort de 20%, cu siguranță vei dori să acorzi prioritate și să îmbunătățești acest segment de 20%. Acest lucru înseamnă adesea să ai grijă de ele primele când îți începi ziua de lucru. Programează cele mai multe sarcini bazate pe rezultate la începutul zilei, în prima etapa, astfel încât să poți asigura succesul afacerii.

  1. Stabilirea obiectivelor

În time management stabilirea obiectivelor este un instrument valoros deoarece te ajută să dai o direcție acțiunilor tale. În acest fel vei putea să evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie să te gândești la lucrurile cu adevărat importante pentru tine pe termen lung, să știi unde dorești să ajungi și să te motivezi pentru a face tot posibilul să-ți atingi ținta. Folosește metoda SMART pentru stabilirea obiectivelor: specifice (simple, semnificative), măsurabile (care să aibă criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea măsura progresul realizat), adecvate (care pot fi realizate), realiste (relevante pentru direcția pe care o urmezi), încadrabile în timp (să aibă termen limită de timp).

  1. Planificarea și prioritizarea activităților și sarcinilor

Principiul 80/20 te va ajuta și pentru o prioritizare eficientă a task-urilor și deci la un time management eficient. Pentru a lua rapid decizii, clasifică task-urile de care trebuie să te ocupi într-o zi, în 4 cadrane, în funcție de urgență și importanță. Pentru asta te poți folosi de strategia lui Eisenhower (Eisenhower Matrix) care te învață cum să stabilești și să prioritizezi sarcinile pornind de la urgență și importanță.

  • Urgent și important: task-uri pe care să le rezolvi ACUM.
  • Urgent dar neimportant: lucruri pe care să le faci acum, dar pe care le poți delega altcuiva sau elimina.
  • Non-urgente, dar importante: lucruri către care să-ți îndrepți atenția. Cu cât vei rezolva mai multe din această categorie, cu atât vei avea mai puține task-uri urgente.
  • Non-urgent și neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat/amânat.

Pe de altă parte, în afara listelor „to do”, atât în plan profesional, cât și în viața privată există multe distrageri pe care e bine să le elimini pe cât posibil. Este de fapt lista „not do do” cu așa-numiții „hoții de timp”: telefonul care sună mereu; vizitatorii, colegi care vin la tine pentru orice motiv; întâlniri prea lungi, prea dese și dezorganizate; priorități neclare; lipsa de delegare; amânarea sarcinilor mari și neplăcute; televizorul; Internetul/ social media; lipsa de structură și organizare; probleme tehnice pe care nu le stăpânești; imposibilitatea de a spune NU...

Categorii

Suport clienti Luni - Vineri: 10.00 - 18.00

0371-133.753 office@debonaire.ro
close

Comparare

Trebuie sa mai adaugi cel putin un produs pentru a compara produse.

close

A fost adaugat la favorite!

A fost sters din favorite!