Comunicarea este un element extrem de important in mediul business. De modul in care comunici poate depinde obtinerea unor contracte noi, pastrarea unor parteneriate sau o relatie buna cu clientii. Comunicarea ne ajuta sa ne facem intelesi, sa influentam, sa ne impunem punctul de vedere sau sa socializam.

Într-o companie, comunicarea in afaceri ocupa un loc important şi acopera o gama larga de domenii, cum ar fi marketingul şi relaţiile publice, branding şi organizarea evenimentelor, pana la subiecte care sunt intr-un anumit mod legate de cultura organizationala.

În acest articol despre comunicarea in afaceri, ti-am pregatit 10 reguli care sa-ti fie de ajutor pentru a transmite mesajul potrivit atunci cand vorbesti cu clientii, partenerii de afaceri sau angajatii tai:

1. Pentru a comunica in mod coerent si eficient trebuie sa iti ordonezi gandurile 

Fara concentrare, mintea noastra sare de la un gand la altul. Greseala multora este ca se gandesc la foarte multe lucruri fara sa separe ideile. Chiar si in gandire, lucrurile trebuie prioritizate ca taskurile de la job. Înainte de a comunica cu un client sau partener de afaceri, gandeste-te la principalele subiecte de discutie si ramai cateva minute asupra fiecaruia. 

2. Acorda o atentie sporita limbajului non-verbal

Postura, privirea, gesturile, imbracamintea, infatisarea, toate fac parte din limbajul non-verbal. Mai mult ca limbajul paraverbal, acestea iti transmit adevaratele pareri ale interlocutorului tau. Daca prin vorbe iti poate spune ca este ok prezentarea produsului, prin limbajul nonverbal iti poti da seama daca intalnirea a decurs bine sau nu.

3. Fii atent la limbajul paraverbal al interlocutorului tau 

Limbajul paraverbal ne furnizeaza informatii mai multe si mai adevarate decat limbajul verbal. Limbajul paraverbal se refera la: tonul vocii, ritmul, volumul vocii, inflexiunile din voce. Vorbirea poate fi calma, repezita, lenta, rapida, teatrala, afectata sau precipitata. Daca ritmul este ridicat ascultatorul primeste mesajul ca pe o urgenta.

4. Foloseste cuvinte cu incarcatura pozitiva

Cuvintele pe care le folosim in orice tip de comunicare, de la cea familiala la comunicarea in afaceri, pot avea un impact negativ sau pozitiv. Acorda o atentie sporita cuvintelor pozitive, deoarece interocutorul tau va fi mult mai deschis catre comunicare in acest fel.

5. Scrie emailuri clare si concise

Daca vorbim de comunicarea scrisa prin email, tine cont ca mesajul transmis sa fie concis, nu mai mult de 3-4 paragrafe scurte. Verifica intotdeauna emailul inainte de a-l trimite, pentru a observa eventuale greseli sau fraze neclare, formulari sarcastice sau prea pretentioase. În business nu sunt agreate emailurile cu prea multe abrevieri, de asemenea nu se utilizeaza excesiv sublinierea cuvintelor si nici semnele de exclamare. 

6. Comunica sincer

Pe langa faptul ca sinceritatea te va ajuta sa construiesti relatii de lunga durata cu partenerii de afaceri, acestia trebuie sa aiba incredere in tine si abilitatile tale profesionale. Atunci cand sinceritatea este unul dintre principiile pe care te bazezi in afacerea ta nu va fi nevoie sa te justifici pentru actiunile sau deciziile luate.

7. Asculta activ, pune in valoare interlocutorul

Asculta activ cand celalalt vorbeste, pune-l pe el in valoare, arata-i respect. A fi galant si politicos nu e sinonim cu linguseala care ar trebui evitata cu orice pret deoarece te pune intr-o pozitie inferioara. Dale Carnegie zice ca pentru o persoana, cel mai dulce sunet e sunetul propriului nume. Foloseste numele celuilalt cat de mult poti, vei crea o legatura mult mai repede. Priveste-l in ochi cand vorbiti. 

8. Ai rabdare

A fi rabdator nu inseamna sa stai si sa asculti despre masina, nevasta, copiii sau angajatii interlocutorului tau. Cand se intampla acest lucru, intrerupe-l politicos si readu subiectul unde doresti tu. Sa ai rabdare in afaceri, intr-o discutie, inseamna sa iti stabilesti mai mult timp pentru intalnire, sa nu iti programezi alta intalnire cel putin o ora dupa, astfel nu vei fi presat sa inchei negocierea rapid si sa-ti manifesti nerabdarea.

9. Învata sa negociezi

Daca nu intrebi, raspunsul e intotdeauna NU. Cu cat inveti mai repede sa negociezi si sa intelegi ca orice e negociabil, cu atat mai bine. În business poti scapa ocazia incheierii unei afaceri pentru ca nu comunicam eficient, iar negocierea face parte din comunicarea in afaceri. 

10. Ține cont de protocolul primelor secunde

În eticheta de business, exista conceptul de protocolul primelor secunde. Este vorba despre salut, intalnire, contactul vizual. Ca regula de baza in comunicarea in afaceri, aceste formalitati au rolul de a stabili tonul pentru comunicare. Întotdeauna prezentarea se va face folosind numele complet, eventual se vor face schimb de carti de vizita, se vor strange mainile si daca este cazul va veti ridica de pe scaune.

Cuvantul este un instrument pe care zilnic il utilizam acasa si in organizatii. Criticam, barfim, laudam, bucuram sau incurajam. Cuvintele noastre pot distruge sau construi relatii. Cuvintele au impact emotional asupra celor care le rostesc sau a acelora care le asculta. Noi iti garantam ca alaturi de cosurile cadou pe care le cream cu multa pasiune si responsabilitate vom pune alaturi cuvintele potrivite pe care vrei sa le transmiti partenerilor tai.