Feedback-ul este un instrument folosit permanent, indiferent de domeniu, atat in viaţa personala, cat si in viaţa profesionala. Conform Dex Feedback Retroactiune care se manifesta la nivelul a diferite sisteme (biologice, tehnice etc.) in scopul menţinerii stabilitaţii şi echilibrului lor faţa de influenţe exterioare, retroactiune inversa, conexiune inversa, cauzalitate inelara, lanţ cauzal inchis. Cu alte cuvinte si pe scurt, feedback-ul este o reactie cu scopul mentinerii echilibrului.

Mai mult, pentru ca acesta sa nu se transforme intr-un bumerang ce se poate intoarce impotriva noastra, trebuie sa intelegem mai intai care este scopul feedback-ului. Acesta este un raspuns la o anumita situatie, dar nu trebuie sa fie o reactie la ceea ce a declansat cauza, ci doar la efect. Raspunsul pe care il oferim ca feedback nu trebuie sa lezeze cealalta persoana, ci doar sa transmita ca doar comportamentul deranjeaza, nu persoana. Mai simplu spus, feedback-ul trebuie sa fie o reactie la un comportament, la o situatie, nu la persoana in sine. Și in nici un caz, feedback-ul nu este un sfat, o critica sau o lauda.

Importanta feedback-ului

Cele mai constructive si mai productive echipe sunt cele in care oamenii comunica eficient si primesc feedback permanent. Orice angajat isi doreste sa stie cum performeaza si cum este vazuta munca prestata de el de catre sefi, clienti sau colegi. Astfel, din nou, comunicarea organizationala este foarte importanta atunci cand vrei sa mentii un echilibru in echipa.

Atmosfera la locul de munca este foarte importanta, iar un feedback constructiv si eficient poate fi elementul cheie pentru motivarea angajatilor. În plus, spre deosebire de team building-uri, prime sau beneficii, este un mod lipsit de costuri, perfect pentru a-ti loializa angajatii, daca stii cum sa transmiti eficient mesajul tau.

Cine ofera cui feedback

Feedback-ul, ca element al procesului de comunicare, este asemenea unei strazi cu doua sensuri, nu trebuie sa respecte ierarhia, el fiind esential atat pentru comunicarea verticala (ascendenta / descendenta, sef - subaltern), cat si pentru cea orizontala, intre colegi. Este important sa cerem si sa oferim feedback colegilor, superiorilor si subordonatilor, astfel incat sa ne asiguram ca informatiile au fost receptate si intelese corect.

Nu este suficient doar sa oferi feedback constructiv. Primirea feedback-ului de la angajati, poate fi la fel de valoroasa pentru manageri, care astfel pot obtine informatii importante si isi pot consolida performanta ca lideri.

Tipuri de feedback

Folosit intr-un mod corect si profesionist, feedback-ul isi atinge scopul pentru care este oferit, si anume, conduce la schimbarea sau intarirea comportamentelor celorlalti, la generarea de atitudini eficiente si sporeste efectele comunicarii.

• Feedback evaluativ Acest feedback nu genereaza cele mai bune rezultate, de multe ori, fiind interpretat, mai ales atunci cand este negativ, ca rautate sau atac la persoana. Un feedback evaluativ este eficient numai in cazurile in care este pozitiv. În schimb, un feedback negativ nu va duce, decat in cazuri rare, la schimbarea comportamentului. În plus nu va fi un factor de stabilitate si echilibru, asa cum ar trebui sa fie in teorie.
• Feedback prescriptiv Acest tip de feedback nu ofera o informatie precisa, nu comunica clar ce a facut persoana evaluata, ci, mai degraba, ce ar trebui sa faca, fiind, astfel, lipsit de consistenta. Pentru ca suna mai mult ca un sfat, persoana care primeste un astfel de feedback va reactiona defensiv, gandind ca este usor sa vorbesti, dar mai greu este sa actionezi.
• Feedback descriptiv Este singurul feedback care corespunde 100% definitiei. Acest feedback oferit corect, este bine intentionat, poate fi aplicat, este realist si chiar aduce imbunatatiri. Deoarece reduce reactia defensiva din partea subiectului, acest tip de feedback produce rezultate remarcabile. Feedback-ul descriptiv este eficient pentru ca nu emite judecati de valoare, pentru ca este specific, pentru ca este bine tintit si pentru ca, de cele mai multe ori, este solicitat.

Caracteristicile unui feedback constructiv

Feedback-ul este foarte important in functionarea unei organizatii, insa exista o linie foarte fina de demarcatie intre feedback-ul evaluativ sau prescriptiv si cel cu adevarat constructiv. Puterea feedback-ului vine chiar din faptul ca acesta poate redresa un comportament neadecvat sau mentine o stare buna. Un feedback este constructiv daca face referire la actiune si nimic altceva. Cel mai bine atunci cand vrei sa dai un feedback eficient este sa descrii concret si cat mai complet o stare pe care ai experimentat-o cand te-ai confruntat cu un anumit lucru, un anumit fel de comportament.

Un feedback corect transmis ar trebui sa fie un factor de echilibru intr-o organizatie si el poate fi realizat urmand cateva reguli simple.

• Continutul feedback-ului Un feedback constructiv este foarte specific si axat pe problema in sine si cum poate fi aceasta rezolvata, si nicidecum pe calitatile sau defectele subiectului. Un feedback constructiv se va concentra pe ceea ce poate fi observat obiectiv, nu pe speculatii. Un feedback de efect va contine sfaturi despre cum poate fi imbunatatita calitatea muncii.
• Modul de transmitere al feedback-ului Pentru ca un feedback sa fie constructiv, acesta nu trebuie sa provoace rezistenta din partea subiectului si nici sa raneasca sentimentele celui care primeste feedback. Încearca sa nu ii provoci persoanei din fata ta o stare de repulsie, nu ii atrage atentia si asupra celor mai mici detalii pe care le face gresit si nici nu il lasa cu impresia ca esueaza.
• Cadru potrivit - Întalnirile individuale de feedback ar trebui sa aiba loc in privat, pentru ca persoana careia i se ofera feedbackul sa nu se simta expusa in mod inutil. Ideal, feedbackul se ofera fata in fata, de la egal la egal, fara nicio bariera intre cei doi interlocutori. Discutia va fi astfel mai deschisa decat daca acele recomandari se lanseaza din spatele unui impunator birou directorial.
• Promptitudinea feedback-ului - Este gresit sa astepti pana la o revizuire anuala sau chiar semi-anuala de performanta pentru a oferi un feedback angajatilor. Acest lucru ii va frustra si va reduce impactul feedback-ului, promptitudinea fiind esentiala.
• Specificitatea feedback-ului - Numai asa va intelege angajatul ce trebuie sa schimbe in comportamentul sau atitudinea lui pentru a-si imbunatati performantele. Explica-i de ce, dar mai ales cum. Asa vei transforma feedback-ul intr-un comentariu relevant pentru angajatii tai.
• Feedback-ul trebuie pus in perspectiva - Mai exact, angajatul trebuie sa stie care sunt consecintele in cazul in care comportamentul lui nu se schimba. Atentie, tonul nu trebuie sa fie amenintator.

Foarte important, o astfel de intalnire nu se incheie fara o scurta sesiune de intrebari intre cel care ofera si cel care primeste feedback-ul. Astfel, interlocutorii pot fi siguri ca s-au facut intelesi si stiu care sunt pasii urmatori pe care trebuie sa-i intreprinda.

Cum poti da un feedback negativ

Daca feedback-ul pozitiv se axeaza pe lucrurile bune pe care un angajat le face si pe comportamentul dezirabil intr-o anumita situatie, cu scopul de a le incuraja si pe viitor, feedback-ul negativ trebuie sa genereze schimbare si sa modifice comportamentele care afecteaza productivitatea unui angajat. Nu trebuie insa, sa conduca la frustrarea angajatului. Practic un feedback negativ ar trebui:

• Sa fie o un mesaj constructiv si sa ajute angajatul sa descopere in ce zona are potential.
• Sa stimuleze angajatul sa faca ceea ce e necesar ca sa obtina performante mai bune si sa il determine sa treaca la actiune.
• Sa fie intotdeauna oferit cu tact si insotit de sfaturi bune. Daca nu ma ajuti sa descopar ce am gresit si nu-mi explici ce pot face ca sa nu se mai intample asta, cel mai probabil voi da gres si data viitoare cand ma voi confrunta cu o situatie similara.

În concluzie, feedback-ul ofera angajatului o perceptie mai clara referitor la performanta sa actuala si nivelul de performanta la care se asteapta compania, ajutandu-i sa aiba sentimentul de utilitate si apreciere pentru valoarea muncii lor. Angajatii au nevoie de feedback din partea angajatorului si cu cat mai multa atentie vei acorda acestui aspect, cu atat mai implicata va fi echipa ta. În plus, oferirea de feedback este o oportunitate de a spune lucrurilor pe nume si de a imbunatati relatiile de lucru.