Programul de lucru flexibil, cunoscut si sub numele de flextime, este un beneficiu care permite fiecarui angajat sa isi aleaga programul de lucru. Un program flexibil de lucru consta in desfasurarea activitatilor din alt loc in afara de birou intr-un interval orar ales de catre angajat si aprobat de catre angajator. Acest program poate varia de la zi la zi sau de la saptamana la saptamana. 

În contextul actual, o flexibilitate sporita in stabilirea programului de munca apare, nu de putine ori, drept un deziderat comun atat pentru salariati, cat si pentru angajatori. Pe de o parte, o astfel de flexibilitate permite salariatilor echilibrarea vietii personale cu viata profesionala, in timp ce, pe de alta parte, raspunde intentiei anumitor angajatori de a se organiza intern in functie de volumul concret si, eventual, variabil de activitate. Desi multi angajati cred ca programul flexibil este o intelegere intre angajat si angajator, acest tip de program este prevazut si in Codul Muncii.

Un pas important in directia unui program flexibil a fost facut pe perioada starii de urgenta declarata in lupta cu COVID-19. Companiile au fost incurajate si, in unele cazuri nevoite, sa creeze de urgenta conditii pentru munca de acasa a angajatilor, dar si pentru flexibilizarea intervalului de deplasare a acestora la locul de munca si inapoi spre casa, pentru degajarea traficului. Pentru institutiile publice aceasta prevedere s-a aplicat in mod obligatoriu.

Avantajele unui program flexibil

Îndrumarile despre modul in care functioneaza flextime variaza de obicei in functie de companie. Cel mai bine un program flexibil se poate aplica in domeniile IT, marketing si publicitate, arhitectura si design

În stabilirea gradului de flexibilitate pentru norma de lucru, angajatorii trebuie sa aiba in vedere nu doar intentia comuna a partilor, ci si incadrarea in una dintre solutiile permise de cadrul legal aplicabil, in functie de parghiile de control pastrate de angajatori. Mai exact, asemenea parghii difera dupa cum angajatorii au in vedere fie repartizarea flexibila a programului de munca, fie stabilirea de programe individualizate de munca.

Beneficii pentru angajati

Un program flexibil este foarte valoros pentru angajati, deoarece le ofera autonomia de a crea un program de lucru care se integreaza coeziv cu viata lor personala, ceea ce poate duce la un echilibru imbunatatit intre viata profesionala si viata personala. 

Cresterea satisfactiei muncii si a productivitatii

Un program flexibil adaptat nevoilor organizatiei dar si nevoilor personale creste satisfactia muncii. În plus, ii ofera angajatului senzatia de control asupra propriei vieti si sentimentul ca este apreciat. Oamenii pot deveni mai productivi, adaptandu-se bioritmului propriu, iar astfel intreaga echipa devine mai performanta.

Bunastare

Avand libertatea de a crea un program de lucru personalizat in timp flexibil in propriile conditii, angajatii au mai multe oportunitati de a se concentra asupra sanatatii lor fizice si mentale. Astfel, acestia isi pot modifica orele de lucru in jurul activitatilor care favorizeaza o stare buna, cum ar fi mersul la sala, petrecerea timpului cu familia sau sustinerea unui curs de yoga.

Dezvoltare profesionala

Aranjamentele de lucru flexibile sunt excelente pentru angajati pentru ca acestia sa gaseasca si sa profite de  oportunitati de dezvoltare profesionala la care altfel s-ar putea sa nu aiba acces. Accesul la astfel de oportunitati este deosebit de important pentru milenliai, care prefera in mod constant dezvoltarea profesionala in locul unei cresteri salariale.

Adaptarea la provocari

Acest program flexibil faciliteaza adaptarea angajatilor la circumstante neasteptate, ca de exemplu circumstantele unice prezentate de pandemia de coronavirus. Firmele se straduiesc sa ajute angajatii sa gestioneze provocarile unice pe care le prezinta pandemia COVID, cum ar fi impartasirea spatiilor de lucru in casa cu altii si supravegherea copiilor care invata de la distanta.

Atragerea si retentia mai facila a resursei umane

Din perspectiva resurselor umane, promovarea unui program flexibil ar aduce un beneficiu in plus pe care il poti prezenta potentialilor viitori colegi si i-ar putea convinge sa accepte oferta organizatiei voastre.

Scaderea absenteismului

Fiecare persoana isi poate adapta programul in functie de deplasari, de nevoile membrilor familiei, de programari in interes personal si alte nevoi individuale. În consecinta, acest beneficiu poate scadea rata absenteismului.

Îmbunatatirea comunicarii

Nevoia constanta ca membrii unei echipe sa negocieze modalitatea in care se imbina programul fiecaruia cu programul grupului in asa fel incat absenta lor sa nu afecteze performantele echipei duce, in timp, la o mai buna comunicare. Încetul cu incetul, oamenii vor impartasi mai mult unii cu ceilalti stadiul muncii lor. 

Pe de alta parte, faptul ca timpul de lucru este compus dintr-o durata fixa si una flexibila va determina majoritatea sedintelor si a conversatiilor telefonice sa se desfasoare in acel interval fix. În schimb, intervalul flexibil de la inceputul si finalul fiecarei zile ofera conditii perfecte pentru scrierea documentelor in liniste.

Scaderea numarului de concedii medicale

Conform studiilor, un program flexibil imbunatateste calitatea vietii, incetineste procesul de imbatranire si scade numarul concediilor medicale solicitate de catre angajati.

Dezavantajele programului flexibil

O atentie deosebita in configurarea mecanismului de repartizare flexibila a programului de munca sau, dupa caz, in stabilirea programelor individualizate de munca va trebui alocata de catre angajatori tinerii evidentei orelor de munca prestate zilnic de salariati . Modul de tinere a evidentei va trebui sa reflecte in mod corect orele efectiv lucrate de salariati, ceea ce presupune adaptarea in functie de specificul activitatii fiecaruia.

• Dificultati in managementul echipelor - Programul de munca personalizat le poate crea dificultati managerilor in ceea ce priveste managementul echipelor pe care le coordoneaza. Unele persoane ar putea profita de context pentru a obtine un program redus de munca, sustinand ca au fost la serviciu atunci cand managerul nu a fost prezent. Ar trebui sa muti accentul pe productivitate prin stabilirea de obiective si de indicatori de performanta.
• Greutate in rezolvarea urgentelor - Chiar si in varianta in care fiecare angajat are desemnat un inlocuitor, in momentul aparitiei unei urgente pot aparea probleme de gestionare a situatiei. Doar ca acest risc exista si in lipsa unui program flexibil, de fiecare data cand un angajat este absent de la birou.
• Dificultati legate de managementul timpului - Pot aparea dificultati in ceea ce priveste planificarea sedintelor, a intalnirilor sau a cursurilor.
• Comunicare dificila - Oamenii fiind mai dificil de contactat, comunicarea in interiorul organizatiei ar putea avea de suferit iar managerii si-ar petrece mai mult timp coordonand activitatea angajatilor si responsabilizandu-i.
• Probleme legate de contabilizarea orelor de munca - Gestionarea unui program flexibil poate determina unii manageri sa implementeze un sistem sofisticat de inregistrare a pontajelor si de planificare a orarului in incercarea de a asigura continuitatea activitatii si punctualitatea angajatilor.
• Posibile abuzuri din partea managerilor – Acestea pot apare daca unii manageri aleg sa interpreteze programul flexibil ca program prelungit, solicitandu-le, direct sau voalat, angajatilor care au ales sa vina mai devreme la serviciu, sa plece mai tarziu, la fel ca si colegilor acestora care au ales sa inceapa programul de lucru mai tarziu.

Pentru a te convinge de avantajele si dezavantajele unui program flexibil de lucru, ar trebui sa incepi prin experimente lejere ale acestuia. Începe printr-o flexibilizare cu +/- o ora de la programul standard de lucru. Astfel, obisnuiesti angajatii cu ideea de flexibilitate si determini managerii sa adopte metode de pontare a orelor de munca diferite de cele utilizate pana atunci. Repartizarea concreta a programului zilnic de lucru va trebui adusa la cunostinta angajatilor in mod adecvat. Este esential ca modalitatea de informare selectata sa fie adaptata in functie de resursele la care au acces, in concret, salariatii (e.g. laptop sau telefon mobil, acces internet) si orice eventuale conditionari ale disponibilitatii acestora.