Delegarea sarcinilor este o abilitate vitală de management și se referă la transferul unor responsabilități specifice de la o persoană la alta. Este o abilitate care poate reprezenta cheia succesului în afaceri, iar managerii eficienți au această abilitate de a delega sarcini și activități unor persoane cu capacitatea de a le duce la bun sfârșit.
Practic, delegarea sarcinilor are loc atunci când un manager atribuie sarcini specifice angajaților săi. Prin delegarea acestor sarcini membrilor echipei, managerii vor avea mai mult timp pentru activități mai importante și mai urgente. Vor reuși să rezolve mai multe probleme în același interval de timp, nivelul de stres va fi mai mic, iar la nivel general vor menține angajații motivați și implicați.
Sfaturi pentru perfecționarea abilităților de delegare
Delegarea sarcinilor nu este ușoară, este o abilitate care trebuie exersată și perfecționată în timp. Dar cu cât devii mai bun în a găsi și alinia oameni potriviți cu sarcinile și responsabilitățile potrivite, cu atât vei deveni mai eficient la jobul tău de manager.
1. Alege sarcinile pe care vrei să le delegi
Pornește de la faptul că nu orice sarcină poate fi delegată, există sarcini (de ex. sarcinile legate de personal sau evaluările profesionale) care ar trebui gestionate doar de tine. Pe scurt, delegarea sarcinilor pentru un lider ar trebui să fie legată de cele pe care nu știe să le facă și nu sunt de interes pentru el. Există activități zilnice care nu necesită implicarea ta și pe care alt coleg este mai pregătit să le rezolve.
Este important să delegi atunci când un angajat ar putea face treaba foarte bine sau crezi că ar putea fi un moment bun de predat. Astfel vei avea mai mult timp să te ocupi de proiecte mai strategice, iar atribuirea sarcinilor altor angajați i-ar ajuta la consolidarea carierei.
2. Alege persoana potrivită
Cunoașterea fiecărui angajat, a performanțelor și talentelor acestuia, a punctelor sale forte sau slabe, te vor ajuta în cele din urmă să te perfecționezi în alocarea rezultatelor și transferul responsabilității către membrii corespunzători ai echipei.
Oportunitățile pentru delegarea sarcinilor ar trebui să pornească de la faptul că fiecare angajat are obiective pentru care lucrează, tipul de muncă pe care vrei să îl delegi ar putea lua în considerare planul lor de dezvoltare profesională. Nu îi alege pe cei care sunt mai puțin ocupați, alege-i pe cei care livrează munca repede și bine. Joacă-te cu punctele forte și obiectivele angajaților tăi și alege-l pe cel care este mai motivat și mai implicat, ceea ce va aduce beneficii întregii afaceri.
3. Furnizează resursele adecvate și nivelul de autoritate
Dacă persoana căreia îi delegi munca are nevoie de pregătire, resurse sau autoritate specifice pentru a finaliza proiectul atribuit, din poziția ta de manager trebuie să i le furnizezi pe toate trei. Delegarea sarcinilor nu înseamnă a pregăti pe cineva pentru o sarcină imposibilă, rezultatul va frustra ambele părți. Colegul tău nu va putea obține rezultatul dorit și, probabil, va trebui să preiei munca din nou pe lista de sarcini.
Tot aici trebuie să lupți cu dorința de a micromanage. A-i spune colegului tău, pas cu pas, cum ai îndeplini sarcina și apoi să controlezi fiecare parte a procesului, nu îi va permite să învețe sau să dobândească noi abilități. În schimb, concentrați-vă împreună asupra obiectivului final dorit, de ce este importantă sarcina și ajută la abordarea oricăror decalaje dintre rezultat și proiect.
4. Acceptă că există și eșecuri
A accepta că există și eșecuri este o abilitate care se adresează managerilor care nu au încredere în persoana căreia i-au delegat taskul și care cred că doar ei pot îndeplini munca în coordonatele corespunzătoare.
Este foarte important să admiți eșecul, nu neapărat pentru că angajații ar putea greși, ci pentru a încuraja oamenii pe care i-ai delegat să experimenteze noi posibilități de abordare. Această abilitate va face ca unui manager, atunci când este cazul, să îi fie mai ușor să opteze pentru delegarea sarcinilor.
Foarte important legat de eșec este și răbdarea pe care o ai cu angajații tăi. Sigur că tu ai termina probabil mai repede, dar gândește-te că de fapt și abilitățile tale de gestionare a timpului s-au perfecționat în timp. La fel și angajații, odată familiarizați cu obiectivele cerute, vor fi mai eficienți.
5. Stabilește un canal de comunicare clar
Chiar dacă dorești să eviți micromanage-ul, stabilește un canal de comunicare, astfel încât persoana căreia îi delegi să se simtă confortabil să pună întrebări și să îți dea update-uri despre stadiul proiectului.
Delegarea sarcinilor presupune să existe o modalitate de a monitoriza progresul pe parcurs, fără ca să stai în calea persoanei delegate. Configurarea check-in-urilor regulate și furnizarea de feedback pe tot parcursul proiectului poate ajuta în acest sens.
6. Oferă și solicită feedback
Pe lângă monitorizarea progresului, ar trebui să oferi feedback angajaților după ce sarcinile pe care le-ai delegat sunt finalizate. Dacă o sarcină nu a fost finalizată așa cum a fost atribuită, trebuie să oferi critici constructive.
Angajații pot lua acest feedback și pot face modificări data viitoare când o sarcină similară le este atribuită. Pe de altă parte, nu uita să oferi feedback pozitiv și să îți arăți aprecierea atunci când o sarcină a fost bine făcută.
De asemenea, pentru a te asigura că delegarea sarcinilor a fost eficientă, cere echipei tale orice feedback pe care îl poate oferi, mai ales referitor la furnizarea de instrucțiuni clare și stabilește ce se poate face pentru a delega mai bine în viitor.
7. Mulțumește colaboratorilor
După ce ai delegat sarcini și acestea au fost finalizate, mulțumește celor care au realizat munca. Recunoașterea faptului că succesul se datorează echipei tale este nu numai corect dar îi va face pe angajați să se implice mai mult. Cu cât le mulțumești și le dai mai mult credit celor cărora le-ai delegat munca, cu atât este mai probabil că aceștia să dorească să ajute și în alte proiecte în viitor.