Munca de la distanta devine un element esential pentru afaceri de toate felurile. Indiferent de cum este construit business-ul, este important ca toti membrii echipei sa stie cum sa comunice eficient de la distanta. Cu atat mai mult cu cat se stie ca in general se pierd multe dintre aspectele comunicarii face-to-face.
Nu doar situatia actuala legata de epidemia cu noul coronavirus a determinat foarte multe companii de a lua decizia ca angajatii sa lucreze de acasa, ci mai ales internetul a oferit sansa de a crea o multime de joburi noi in online.
Munca de acasa vine insa si cu provocari. Una dintre ele si poate cea mai importanta este eficienta lucrului in echipa, deoarece atunci cand angajatii nu se mai afla in acelasi spatiu, colaborarea dintre acestia poate fi afectata.
Pentru orice insa exista solutii, asadar, daca vrei sa iti motivezi in continuare echipa in ritmul cel mai bun, iti propunem in randurile de mai jos solutii practice si utile de tipul operation system. Adica un set de actiuni care va vor oferi claritate si flexibilitate, in orice tip de proiecte alaturi de echipa ta de la distanta:
1. Folositi un mediu de comunicare mai rapid
Skype, Whatup, Microsoft Teams sunt doar cateva dintre platformele prin care angajatii pot comunica rapid si mai putin formal despre anumite sarcini. Emailul este un mediu de comunicare foarte bun, aplicabil mai degraba pentru acele taskuri profesionale importante, dar care suporta amanare. În schimb, cu o astfel de aplicatie de comunicare rapida vei economisi timp pretios si chiar poti elimina inevitabilele neintelegeri.
2. Clarificati taskurile ca fiecare sa stie clar ce are de facut
Chiar daca paradigma mediului de lucru s-a schimbat in ultimii ani, iar mediul de lucru se poate baza pe noi tooluri si aplicatii care ajuta cand lucrezi la distanta, e greu sa nu existe erori in comunicare. În plus, angajatii sunt foarte diferiti, au un bagaj de experienta diferit, skiluri de lucru diferite si temperamente diferite. În plus, diferentele de lucru sunt suficient de mari cat sa ai nevoie de o delegare eficienta, pe competente si experienta specifica de lucru din alte zone, fata de ceea ce se intampla la birou.
3. Implementati un sistem cu raspunsuri la intrebarile cele mai presante
Munca de acasa poate deveni un stres in plus pentru angajati deoarece nu vor stii cum sa utilizeze resursele, aplicatiile, la care pana acum poate primeau ajutor de la un alt departament. De asemenea, daca exista riscul ca un angajat sa se imbolnaveasca si sa fie nevoie de inlocuirea, o solutie ar fi sa creezi un document, clar si concis, usor de accesat de toata lumea, in care sa existe intrebarile frecvente si raspunsurile lor.
Mai ales cand e vorba de lucru in sisteme diferite, in segmente de piata diferite, cu clienti si furnizori diferiti, este nevoie de o astfel de procedura. Chiar daca pare ceva simplu la prima vedere, vei vedea ca in timp acest document va deveni coloana vertebrala a functionarii echipei la distanta.
4. Folositi instrumente de gestionare a taskurilor
Atunci cand membrii echipei nu sunt toti in aceeasi locatie si pot lucra chiar la ore diferite, este necesara o buna coordonare, pentru a urmari contributia fiecaruia in proiect. Exista o multime de project management, usor de folosit si intuitive, care ii pot ajuta pe membrii echipei sa-si gestioneze mai bine taskurile, sa urmareasca evolutia lor si sa primeasca notificari de fiecare data cand un membru al proiectului face o modificare in proiect.
Calendarele sau programele online sincronizate, in care sa fie postate actualizarile, pot fi o buna practica si poate fi urmarita, astfel, productivitatea echipei aflate la distanta.
5. Sarbatoriti succesele
Cand angajatii lucreaza singuri de la un birou de acasa, este posibil sa simta uneori ca munca lor nu este recunoscuta. Pentru a mentine moralul echipei, nu uita de recompense fie prin recunoasterea publica a realizarile lor, atat la nivel individual, cat si la nivel de grup, fie prin recompense financiare sub forma banilor sau a cadourilor.
Nu exista nimic care sa energizeze mai mult o echipa decat satisfactia pe care o pot simti membrii ei ca au lucrat impreuna pentru a realiza ceva important. Le poti oferi vouchere sau carduri cadou sau le poti trimite acasa cosuri cadou cu produse gourmet care sa-i faca se simta apreciati pentru munca lor.
Sa gestionezi o echipa la distanta este intr-adevar mai provocator decat cu o echipa la birou. Ai nevoie de 200% mai multa incredere in oamenii tai, de 200% mai multa comunicare si de o atitudine concentrata de sprijin si incluziune a oamenilor. Încrederea este cel mai important element pentru gestionarea oamenilor la distanta. Managerii trebuie sa poata avea incredere in angajati pentru ca acestia sa performeze.
Piata muncii este intr-o continua schimbare, asadar priveste aceasta situatie mondiala legata de noul coronavirus ca un semnal care sa te faca sa vezi munca de acasa ca o noua metoda de lucru in compania ta. Numai daca studiezi statisticile vei vedea ca exista o serie de avantaje cu privire la acest sistem de lucru.
De exemplu, conform cercetarilor, persoanelor care lucrau de la birou si-au luat o medie de 3.1 zile libere intr-un an de munca in timp ce angajatii care lucrau remote si-au luat doar 1.8 zile. De asemenea, tocmai prin controlul asupra momentului si locului unde muncim, lucrul de la distanta poate reprezenta o modalitate semnificativa de sporire a eficientei si de salvare a timpului petrecut in trafic.