Ideea detime management a devenit una din problemele cu care ne confruntam zilnic, timpul este cea mai importanta resursa de care dispunem, dar avem doar 24 de ore la dispozitie si o multime de task-uri de rezolvat, atat in plan profesional, cat si in viata personala. Apar mereu alte provocari, iar in noul context, work-from-home, s-au schimbat multe obiceiuri si au aparut noi elemente de distragere a atentiei. Diferenta dintre cei pentru care 24 de ore nu ajung niciodata si cei care reusesc sa-si indeplineasca task-urile propuse este un time management eficient.

Ce este time managementul?

Managementul timpului se refera la un set de obiceiuri, aptitudini, sisteme si principii, folosite pentru a gestiona timpul petrecut pentru indeplinirea unor activitati specifice, cu scopul de a spori eficienta si productivitatea muncii. Pe scurt, acest time management este arta de a nu pierde timpul si se refera la modul in care te organizezi si iti gestionezi timpul si presupune control si organizare.

De fapt, indiferent ca esti angajat, freelancer sau antreprenor, time management inseamna productivitate si eficienta, iar acestea doua fac diferenta in ceea ce priveste: pastrarea sau schimbarea joburilor, avansarea in cariera, satisfacerea clientilor, construirea unei afaceri de succes sau esuarea lamentabila.

Experienta in administrarea timpului a demonstrat ca nu exista retete de gestionare a timpului universal valabile. Ceea ce functioneaza pentru o echipa, companie, afacere sau persoana, nu functioneaza si pentru alta pentru ca suntem diferiti, gandim si avem feluri diferite de a vedea si de a face lucrurile.

Metode eficiente de gestiune a timpului la birou

Un sistem de gestionare a timpului este o combinatie proiectata de procese, instrumente, tehnici si metode, iar gestionarea timpului este o necesitate in orice moment de dezvoltare a proiectului, deoarece determina timpul si domeniul de realizare al acestuia. Trebuie sa gestionam timpul in mod eficient pentru ca cele 24 de ore sa ne fie suficiente pentru a ne deplasa inspre obiectivele noastre si a le indeplini. Nu mai poti recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poti doar sa il folosesti mai bine in viitor. - Ashley Ormon.

1. Stabileste un timp-limita pentru fiecare activitate planificata 

Cand planuiesti sa termini la timp, vei termina fie la timp, fie mai tarziu, cel mai adesea vei termina mai tarziu. De aceea, daca planifici sa termini mai devreme, ai mai multe sanse sa termini la timp. În felul acesta vei evita sa tragi de timp si sa iti decalezi activitatile intrand mereu in timpul rezervat pentru altceva.

E de ajutor si cronometrarea: foloseste orice cronometru (de la telefonul mobil sau diverse aplicatii pentru a iti aminti cand expira timpul alocat pentru fiecare sarcina, dar si pentru a tine o evidenta a timpului de care ai nevoie pentru fiecare tip de activitate pe care o faci. 

Și pentru ca time is money, foarte importanta este si punctualitatea. A fi punctual inseamna sa ajungi la timp la intalniri, meeting-uri..., ideal chiar cu 5 sau 10 minute mai devreme de ora stabilita. A nu fi punctual te poate costa scump. În primul rand iti pierzi credibilitatea si respectul celorlalti, iar in al doilea rand iti vei perturba si tie si celorlalti agenda programata. 

2. Foloseste un calendar si un organizator 

• Calendarul este esential pentru time management. Daca la birou utilizezi outlook sau lotus, calendarul este incorporat in e-mail. Daca nu, poti folosi Google Calendar, care poate fi sincronizat cu telefonul mobil sau alt gadget pe care il folosesti si in felul acesta ai calendarul la indemana oriunde te afli.
• Organizatorul te ajuta sa iti poti sistematiza informatiile, to do listele, proiectele si orice altceva. Fii atent la termenele de predare si scadente. Ai grija sa notezi si sa subliniezi in calendar si in organizator termenul pana la care trebuie sa finalizezi fiecare activitate. Planifica si un timp de rezerva intre activitati, cca 5-10 minute, ca un tampon de pregatire inaintea urmatoarei activitati sau pentru un moment de refacere fizica.

3. Foloseste tehnica Pomodoro ca metoda de gestionare a timpului

Dezvoltata de Francesco Cirillo la sfarsitul anilor 1980, tehnica Pomodoro, ca metoda de time management, se bazeaza pe principiul ca atunci cand lucram mult, pauzele scurte si dese pot imbunatati capacitatile mentale, presupunand spargerea intervalului de lucru pentru rezolvarea unei sarcini in perioade de cate 25 de minute, urmate de pauze scurte. Pe scurt, acest time management se poate realiza in cativa pasi:

• Se alege o sarcina, un task, pe care vrei sa-l rezolvi. Va fi unul singur.
• Seteaza un timer sa sune dupa 25 de minute, poţi folosi si telefonul mobil.
• Timp de 25 de minute, lucreaza la lucrarea ta, taskul tau, fara sa faci nimic altceva. Atentie, fara Facebook, chat cu prietenii sau discuţii la telefon. Nu te lasa intrerupt. Daca iţi aminteşti ca ai ceva important de facut şi nu vrei sa uiţi, noteaza pe o foaie de hartie, dar pastreaza-ţi focusul pe task.
• Cand suna alarma, ia o pauza de 5 minute in care sa te relaxezi. Poti sa citeşti un articol scurt, sa bei ceva bun sau doar sa te intinzi. Important e sa te deconectezi de la lucru.
• Dupa patru secvenţe de munca, de 25 + 5 minute fiecare, ia o pauza mai mare de 20-30 de minute.

Planificarea se face mereu la inceputul zilei, poate pregatesti agenda chiar cu o seara inainte, decizand asupra activitatilor ce trebuiesc rezolvate. Urmarirea si inregistrarea se face pe parcursul zilei, notand lucrurile care au mers bine si care nu au mers bine, scopul acestei etape fiind de a-ti imbunatati performantele si eficienta. Urmeaza procesarea inregistarilor din etapa precedenta si transformarea lor in informatie si apoi vizualizarea adica analizarea la sfarsitul fiecarei zile a ceea ce ai facut bine sau rau in acea zi, pentru a evita in zilele urmatoare sa mai repeti greseala.

Daca estimarea unei activitati este mai mare de 6 pomodoros inseamna ca activitatea este prea complexa si ea trebuie impartita in mai multe activitati.

4. Principul Pareto, solutia ideala pentru time management

Principiul Pareto, cunoscut de asemenea si ca regula 80/20 sau legea celor putini dar critici, prevede ca, pentru multe evenimente, aproximativ 80% din efecte sunt produse de 20% din cauze. Cel mai important lucru de retinut in principiul Pareto este ca exista de obicei un dezechilibru destul de semnificativ intre efort si rezultate, si de cele mai multe ori, este mai bine sa lucrezi mai inteligent decat sa lucrezi mai mult. Cand iti distribui cu atentie timpul si energia pe baza acestei reguli, poti fi mai productiv in afacere

Astfel, incearca sa analizezi cum petreci timpul in fiecare ora de lucru si vei avea ocazia de a privi calendarul si de a fi complet sincer cu privire la ceea ce faci tot timpul. Dupa ce iti restrangi din sarcinile zilnice, vezi daca le poti grupa in functie de tipul de activitate. Lucreaza la o anumita activitate si incepe sa masori rezultatele. Trebuie sa intelegi care sunt cele mai profitabile activitati pentru tine si sa limitezi timpul pierdut pe activitati neprofitabile. Daca ai constatat ca intr-adevar 80% din rezultate provin dintr-un efort de 20%, cu siguranta vei dori sa acorzi prioritate si sa imbunatatesti acest segment de 20%. Acest lucru inseamna adesea sa ai grija de ele primele cand iti incepi ziua de lucru. Programeaza cele mai multe sarcini bazate pe rezultate la inceputul zilei, in prima etapa, astfel incat sa poti asigura succesul afacerii.

5. Stabilirea obiectivelor

În time management stabilirea obiectivelor este un instrument valoros deoarece te ajuta sa dai o directie actiunilor tale. În acest fel vei putea sa evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gandesti la lucrurile cu adevarat importante pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti atingi tinta. Foloseste metoda SMART pentru stabilirea obiectivelor: specifice (simple, semnificative), masurabile (care sa aiba criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea masura progresul realizat), adecvate (care pot fi realizate), realiste (relevante pentru directia pe care o urmezi), incadrabile in timp (sa aiba termen limita de timp).

6. Planificarea si prioritizarea activitatilor si sarcinilor

Principiul 80/20 te va ajuta si pentru o prioritizare eficienta a task-urilor si deci la un time management eficient. Pentru a lua rapid decizii, clasifica task-urile de care trebuie sa te ocupi intr-o zi, in 4 cadrane, in functie de urgenta si importanta. Pentru asta te poti folosi de strategia lui Eisenhower (Eisenhower Matrix) care te invata cum sa stabilesti si sa prioritizezi sarcinile pornind de la urgenta si importanta.

• Urgent si important: task-uri pe care sa le rezolvi ACUM.
• Urgent dar neimportant: lucruri pe care sa le faci acum, dar pe care le poti delega altcuiva sau elimina.
• Non-urgente, dar importante: lucruri catre care sa-ti indrepti atentia. Cu cat vei rezolva mai multe din aceasta categorie, cu atat vei avea mai putine task-uri urgente.
• Non-urgent si neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat/amanat.

Pe de alta parte, in afara listelor to do, atat in plan profesional, cat si in viata privata exista multe distrageri pe care e bine sa le elimini pe cat posibil. Este de fapt lista not do do cu asa-numitii hotii de timp: telefonul care suna mereu; vizitatorii, colegi care vin la tine pentru orice motiv; intalniri prea lungi, prea dese si dezorganizate; prioritati neclare; lipsa de delegare; amanarea sarcinilor mari si neplacute; televizorul; Internetul/ social media; lipsa de structura si organizare; probleme tehnice pe care nu le stapanesti; imposibilitatea de a spune NU...